Первичные бухгалтерские документы. Что это и зачем они нужны интернет-магазину?

Любая сделка между юридическими лицами обязательно сопровождается набором бухгалтерских документов. Так называемые “первичные документы” подтверждают разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг и т.п.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространенную ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Как правило, документы готовит поставщик, реже исполнитель.

Документы для сделки с клиентом

• Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
• Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
• Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Они выдаются тогда, когда происходит оплата наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
• Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
• Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
• Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте.

Как сделать удобно покупателю

Согласитесь, покупателю будет максимально удобно, когда все его документы собраны в одном разделе личного кабинета, а ссылки на документы по заказу есть на детальной странице самого заказа. 

В платформе для оптовых и B2B продаж АЛЬФА: B2B мы создали специальный раздел в личном кабинете, в котором клиент может видеть все документы, которые для него загрузит поставщик. Раздел называется “Документы”. Все документы можно сортировать по дате и типу документа через фильтр справа.

Дополнительно, в каждом заказе есть специальный блок, в который выгружаются все необходимые первичные документы по этому заказу. Покупателям очень нравится такое удобство.

Как сделать удобно менеджерам

Счета по заказам попадают в раздел документов автоматически. Остальные документы можно выгрузить в личный кабинет из 1С или вручную. 

Для удобства менеджеров, которые работают вручную, мы добавили специальную вкладку на странице управления заказом, где они смогут загрузить любые документы к заказу: счета-фактуры, накладные и т.д. 

Благодаря такой опции каждый клиент получит необходимый набор документов, а менеджер будет избавлен от необходимости сканирования документов и отправки их каждому клиенту по электронной почте.

Посмотреть работу нового функционала можно на демо-сайте  

Видео по теме.